Wir archivieren Ihre geschäftliche E-Mail-Kommunikation revisionssicher und DSGVO-konform. Betrieb in Deutschland, AV-Vertrag inklusive.
Handels- und Steuerrecht verlangen, dass geschäftliche Korrespondenz vollständig, unveränderbar und jederzeit lesbar aufbewahrt wird – das gilt auch für E-Mail.
Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung. Welche Fristen für Ihr Unternehmen konkret gelten, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Sie buchen die Postfächer – um Technik, Betrieb und Nachweisfähigkeit kümmern wir uns.
Jede E-Mail wird beim Eingang und Ausgang unveränderbar archiviert, inklusive Anhängen und Prüfprotokoll. Nachträgliche Änderungen sind ausgeschlossen.
Ihre Mitarbeitenden recherchieren über das Outlook-Add-in oder den Browser – ohne Schulungsaufwand, mit Volltextsuche über den gesamten Bestand.
Betrieb in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen.
Alte Nachrichten bleiben im Archiv verfügbar, auch wenn sie im Postfach aufgeräumt werden – das hält Ihren Mailserver schlank.
Deren Korrespondenz bleibt nachvollziehbar erhalten, ohne dass Postfächer dauerhaft weiterlaufen müssen.
Updates, Überwachung und Sicherung übernehmen wir. Sie brauchen keine eigene Archivierungs-Infrastruktur.
Transparent nach Postfächern gestaffelt – ohne versteckte Positionen.
Alle Beträge netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Der Speicher wird über alle Postfächer eines Kunden gepoolt – ein Postfach mit viel Volumen nutzt also das Kontingent der anderen mit.
Wir klären Postfächer, Mailsystem und Aufbewahrungsbedarf und schicken Ihnen ein verbindliches Angebot samt AV-Vertrag.
Wir richten Ihr Archiv ein, binden Ihr Mailsystem an – Microsoft 365, Exchange oder IMAP – und testen den ersten Durchlauf gemeinsam.
Ab dann läuft die Archivierung automatisch. Ihre Mitarbeitenden greifen bei Bedarf über Outlook oder Browser zu.
Microsoft 365 und Exchange werden direkt angebunden, ebenso klassische IMAP-Postfächer. Für die Anbindung brauchen wir lediglich einen Zugang mit Leseberechtigung auf die zu archivierenden Postfächer.
Ja. Über das Outlook-Add-in oder den Browserzugang sieht jede Person ihr eigenes Archiv mit Volltextsuche. Zugriff auf fremde Postfächer ist nur mit ausdrücklich vergebener Berechtigung möglich.
Das Archiv bleibt erhalten und durchsuchbar, auch wenn das Postfach im Mailsystem gelöscht wird. Sie erfüllen damit die Aufbewahrungspflicht, ohne dauerhaft Postfachlizenzen zu bezahlen.
Als Faustwert entstehen je Postfach 1–3 GB Archivvolumen pro Jahr. Da revisionssicher archiviert wird, also nichts gelöscht wird, wächst der Bedarf über die Aufbewahrungsfrist stetig. Das Inklusivkontingent wird über alle Ihre Postfächer gepoolt.
Auf unserer Infrastruktur in Deutschland. Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und auf Wunsch eine Übersicht der technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Sie erhalten Ihren Archivbestand in einem gängigen Format zur Übernahme; danach werden die Daten bei uns gelöscht. Das regeln wir verbindlich im AV-Vertrag.
Wir schauen uns Ihre Situation an und sagen Ihnen ehrlich, was Sie brauchen – und was nicht.
Wir melden uns zeitnah – in der Regel am nächsten Werktag.
